Lista de comprobación para los gerentes: evaluación y selección de herramientas de software de colaboración

La matriz de tiempo/espacio se enfoca en dos dimensiones del problema de colaboración: tiempo y espacio

1.¿Cuáles son los desafíos de colaboración a los que se enfrenta la empresa en términos de tiempo y espacio? Ubique a su empresa en la matriz de tiempo/espacio. Puede ocupar más de una celda en la matriz. Se necesitarán distintas herramientas de colaboración para cada situación. 

2. Dentro de cada celda de la matriz en donde su empresa hace frente a los desafíos, ¿exactamente qué tipos de soluciones hay disponibles? Haga una lista de productos de los distribuidores. 

3. Analice cada uno de los productos en términos de su costo y de los beneficios para su empresa. Asegúrese de incluir los gastos de capacitación en su estimación, además de los costos de involucrar al departamento de sistemas de información, si es necesario.

4. Identifique los riesgos para la seguridad y la vulnerabilidad involucrados con cada uno de los productos. ¿Está su empresa dispuesta a poner la información propietaria en las manos de proveedores de servicios externos a través de Internet? ¿Aceptaría su empresa arriesgar sus operaciones importantes frente a los sistemas controlados por otras compañias? ¿Cuáles son los riesgos financieros a los que se enfrentan sus distribuidores? ¿Estarán aquí en un plazo de tres a cinco años? ¿Cuál sería el costo de realizar el cambio a otro distribuidor en caso de que falle la empresa distribuidora? 

5. Busque la ayuda de usuarios potenciales para identificar cuestiones de implementación y capacitación. Algunas de estas herramientas son más fáciles de usar que otras. 

6. Haga su selección de posibles herramientas e invite a los distribuidores a que realicen presentaciones.

LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS 

En todas las empresas excepto las más pequeñas, el departamento de sistemas de información es la unidad organizacional formal responsable de los servicios de tecnología de la información. El departamento de sistemas de información es responsable de mantener el hardware, software, almacenamiento de datos y las redes que componen la infraestructura de TI de la empresa. En el capítulo 5 describiremos la infraestructura de TI con detalle.

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

•  El departamento de sistemas de información es dirigido por un director de información (CIO).
• El director de seguridad (CSO) está a cargo de la seguridad de los sistemas de información para la empresa y es responsable de implementar la política de seguridad de la información 

ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La cuestión acerca de cómo se debe organizar el departamento de sistemas de información es parte del aspecto más extenso de la gobernanza de TI. La gobernanza de TI (IT governance) incluye la estrategia y las políticas para usar la tecnología de la información dentro de una organización

Proyectos Prácticos sobre MIS

Los proyectos en esta sección le proporcionan experiencia práctica para analizar las oportunidades de mejorar los procesos de negocios con nuevas aplicaciones de los sistemas de información, mediante el uso de una hoja de cálculo para mejorar la toma de decisiones en cuanto a los proveedores, y mediante el uso de software de Internet para planear rutas de transporte eficientes.

Mejora de la toma de decisiones: uso de una hoja de cálculo para seleccionar proveedores

Habilidades de software: funciones de fecha de hojas de cálculo, filtrado de datos, función DAVERAGE 

Habilidades de negocios: análisis del desempeño y los precios de los proveedores

Obtención de la excelencia operacional: uso de software de Internet para planear rutas de transporte eficientes

En este ejercicio utilizará la misma herramienta de software en línea que usan las empresas para trazar sus rutas de transporte y seleccionar la más eficiente. El sitio Web MapQuest (www.mapquest.com) incluye herramientas interactivas para planear un viaje. El software en este sitio Web puede calcular la distancia entre dos puntos y proveer indicaciones de manejo desglosadas hacia cualquier ubicación.

Intranet y extranet
Las aplicaciones empresariales crean cambios muy arraigados en cuanto a la forma en
que la empresa realiza sus actividades comerciales; ofrecen muchas oportunidades para
integrar los datos de negocios importantes en un solo sistema. Con frecuencia son costosas
y difíciles de implementar. Vale la pena mencionar aquí las intranet y extranet
como herramientas alternativas para incrementar la integración y agilizar el flujo de
información dentro de la empresa, y con los clientes y proveedores.

NEGOCIO ELECTRÓNICO, COMERCIO ELECTRÓNICO
Y GOBIERNO ELECTRÓNICO


Los sistemas y tecnologías que acabamos de describir están transformando las relaciones
de las empresas con los clientes, empleados, proveedores y socios de logística en
relaciones digitales mediante el uso de redes e Internet. Debido a la gran cantidad de
negocios basados en redes digitales, en este libro con frecuencia utilizamos los términos
“negocio electrónico” y “comercio electrónico”.
El negocio electrónico, o e-business, se refiere al uso de la tecnología digital e Internet
para ejecutar los principales procesos de negocios en la empresa. El e-business
incluye las actividades para la administración interna de la empresa y para la coordinación
con los proveedores y otros socios de negocios. También incluye el comercio electrónico,
o e-commerce.
El e-commerce es la parte del e-business que trata sobre la compra y venta de bienes
y servicios a través de Internet. También abarca las actividades que dan soporte a esas
transacciones en el mercado, como publicidad, marketing, soporte al cliente, seguridad,
entrega y pago.
Las tecnologías asociadas con el e-business también han provocado cambios similares
en el sector público. Los gobiernos en todos los niveles están usando la tecnología de
Internet para ofrecer información y servicios a los ciudadanos, empleados y negocios
con los que trabajan. El gobierno electrónico, o e-government, se refiere a la aplicación
de las tecnologías de Internet y de redes para habilitar de manera digital las relaciones
del gobierno y las agencias del sector público con los ciudadanos, empresas y otras
ramas del gobierno.
Además de mejorar el ofrecimiento de los servicios gubernamentales, el e-government
aumenta la eficiencia de las operaciones del gobierno y también confiere a los
ciudadanos el poder de acceder a la información con facilidad, junto con la habilidad de
conectarse en red con otros ciudadanos por medios electrónicos. Por ejemplo, los ciudadanos
en ciertos estados pueden renovar sus licencias de manejo o solicitar beneficios
por desempleo en línea, e Internet se ha convertido en una poderosa herramienta para
movilizar de manera instantánea los grupos de interés para acciones políticas y recaudación
de fondos.

¿QUÉ ES LA COLABORACIÓN?

Colaboración es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explícitos. Se
enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una empresa u
otro tipo de organización, y entre una empresa y otra. Usted colabora con un colega en
Tokio que tiene experiencia sobre un tema del que usted no sabe nada. Coopera con
muchos colegas para publicar un blog de la compañía. Si trabaja en un despacho legal,
participa con los contadores en un despacho contable para dar servicio a las necesidades
de un cliente con problemas fiscales.
La colaboración puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de
un plazo más largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relación entre los
participantes. La colaboración puede ser de uno a uno o de varios a varios.
Los empleados pueden colaborar en grupos informales de la estructura organizacional
de la empresa, o se pueden organizar en equipos formales. El trabajo en equipo es
parte de la estructura de negocios de la organización para realizar sus tareas. Los equipos
tienen una misión específica que alguien en la empresa les asignó. Tienen que
completar un trabajo. Sus miembros necesitan cooperar en la realización de tareas específicas
y lograr en forma colectiva la misión del equipo. Que podría ser “ganar el juego”,
“incrementar las ventas en línea un 10 por ciento” o “evitar que la espuma aislante
se desprenda de un transbordador espacial”. Con frecuencia los equipos son de corto
plazo, dependiendo de los problemas que traten y del tiempo necesario para encontrar
una solución y completar la misión.

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍAS PARA COLABORACIÓN
Y TRABAJO EN EQUIPO

 Correo electrónico y mensajería instantánea (IM)

Las corporaciones han adoptado el correo electrónico y la mensajería instantánea
como una de las principales herramientas de comunicación y colaboración para apoyar
los trabajos de interacción. Su software opera en computadoras, teléfonos celulares
y otros dispositivos portátiles inalámbricos, e incluye características para compartir
archivos así como transmitir mensajes. Muchos sistemas de mensajería
instantánea permiten a los usuarios participar en conversaciones en tiempo real con
varios participantes a la vez. Los consultores de tecnología de Gartner predicen que
en unos cuantos años, la mensajería instantánea será la “herramienta de facto” en
las charlas de voz, video y texto para el 95 por ciento de los empleados en las compañías
grandes.
Redes sociales
Todos hemos visitado sitios de redes sociales como MySpace y Facebook, que incluyen
herramientas para ayudar a las personas a compartir sus intereses e interactuar.
Las herramientas de redes sociales se están convirtiendo con rapidez en una herramienta
corporativa para compartir ideas y colaborar entre los trabajos basados en interacción
de la empresa. Los sitios de redes sociales como Linkedin.com proveen
servicios de redes a los profesionales de negocios, mientras que han surgido otros
sitios de nicho para dar servicio a los abogados, doctores, ingenieros e incluso a los
dentistas. IBM creó un componente llamado Community Tools en su software de
colaboración Lotus Notes para agregar las características de redes sociales. Los usuarios
pueden enviar preguntas a otros en la empresa y recibir respuestas mediante
mensajería instantánea.

Wikis
Los wikis son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y
editar contenido de texto y gráficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de páginas
Web o las técnicas de programación.

Google Apps/Google Sites Uno de los servicios en línea “gratuitos” más utilizados para
colaboración es Google Apps/Google Sites. Google Sites permite a los usuarios crear con
rapidez sitios Web en línea, que pueden ser editados por grupos de personas. Google
Sites es una parte de la suite de herramientas Google Apps. Los usuarios de Google Sites

pueden diseñar y rellenar sitios Web en cuestión de minutos y, sin necesidad de habilidades
técnicas avanzadas, publicar una variedad de archivos como calendarios, texto,
hojas de cálculo y videos para que se puedan ver y editar en forma privada, en grupos o
por el público en general.

PROCESOS DE NEGOCIOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La organización BMW Oracle Racing ganó la 33a carrera de yates de la Copa América en Valencia, España, el 18 de febrero de 2010. El bote USA de BMW Oracle, respaldado por el multimillonario del software Larry Ellison, venció a Alinghi, el bote suizo apoyado por Ernesto Bertarelli, un suizo acaudalado.

En lo que respecta a los expertos, USA es el velero más veloz de la historia. ¿Y qué tipo de tecnología puede uno obtener por un velero de $300 millones?

La experiencia del bote USA de BMW Oracle en la competencia de la Copa América 2010 ilustra qué tanto dependen las organizaciones actuales, incluso las que se encuentran en deportes tradicionales como la navegación, de los sistemas de información para mejorar su desempeño y seguir siendo competitivas.

Puesto que Oracle es uno de los principales proveedores de tecnología de la información en el mundo, esta empresa era ideal para usar la tecnología de información más avanzada con el fin de mejorar de manera continua el diseño y el desempeño del bote USA.

El equipo de Oracle tuvo que revisar muchos de los procesos y procedimientos utilizados en la navegación para sacar provecho de la tecnología, incluyendo el hecho de capacitar a los marineros experimentados para que trabajaran más como pilotos, con instrumentos y sensores de alta tecnología.

Procesos de negocios y sistemas de información

Para poder operar, las empresas deben lidiar con muchas piezas de información con respecto a su operación y todo lo que ello involucra Y realizarlo de manera eficiente y mejorar el desempeño en general. 

Los sistemas de información hacen posible que las empresas administren toda su información, tomen mejores decisiones y mejore la ejecución de sus procesos de negocios. 

Procesos de negocios

Se refieren a la forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un producto o servicio valioso.

En mayor grado, el desempeño de una empresa depende de qué tan bien están diseñados y coordinados sus procesos de negocios, los cuales pueden ser una fuente de solidez competitiva si le permiten innovar o desempeñarse mejor que sus rivales.

Podemos ver a toda empresa como un conjunto de procesos de negocios, algunos de los cuales forman parte de procesos más grandes que abarcan más actividades.

Otros procesos de negocios cruzan muchas áreas funcionales distintas y requieren de una coordinación entre los departamentos.

¿Cómo mejora la tecnología de la información los procesos de negocios?

Los sistemas de información automatizan muchos de los pasos en los procesos de negocios que antes se realizaban en forma manual, como verificar el crédito de un cliente o generar una factura y una orden de envío.

La nueva tecnología puede incluso cambiar el flujo de la información, con lo cual es posible que muchas más personas tengan acceso a la información y la compartan.

La nueva tecnología de la información cambia con frecuencia la forma en que funciona una empresa y apoya los modelos de negocios totalmente nuevos.

Tipos de sistemas de información

Puesto que hay distintos intereses, especialidades y niveles en una organización, hay distintos tipos de sistemas. Ningún sistema individual puede proveer toda la información que necesita una organización.

Una organización de negocios típica tiene sistemas que dan soporte a los procesos de cada una de las principales funciones de negocios: sistemas para ventas y marketing, manufactura y producción, finanzas y contabilidad, y recursos humanos.

Una empresa común también tiene distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de decisiones de cada uno de los principales grupos administrativo.

SISTEMAS PARA DISTINTOS GRUPOS GERENCIALES

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

Los gerentes operacionales necesitan sistemas que lleven el registro de las actividades y transacciones elementales de la organización. El principal propósito de los sistemas en este nivel es responder a las preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones por toda la organización.

La gerencia de nivel medio necesita sistemas para ayudar con las actividades de monitoreo, control, toma de decisiones y administrativas. El principal problema con el que tratan dichos sistemas es este: ¿funcionan bien las cosas?

Los MIS (sistemas de información gerencial) sintetizan e informan sobre las operaciones básicas de la compañía mediante el uso de datos suministrados por los sistemas de procesamiento de transacciones.

Los DDS (Sistemas de soporte de decisiones) brindan apoyo a la toma de decisiones que no es rutinaria. Se enfocan en problemas que son únicos y cambian con rapidez, para los cuales el proceso para llegar a una solución tal vez no esté por completo predefinido de antemano.

Todos los sistemas gerenciales que acabamos de describir son sistemas para inteligencia de negocios (BIS). La inteligencia de negocios es un término contemporáneo que se refiere a los datos y herramientas de software para organizar, analizar y proveer acceso a la información para ayudar a los gerentes y demás usuarios empresariales a tomar decisiones más documentadas.

Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) 

Ayudan a la gerencia de nivel superior a tomar resoluciones de los aspectos estratégicos y las tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.

SISTEMAS PARA ENLAZAR A LA EMPRESA

Aplicaciones empresariales

Sistemas que abarcan áreas funcionales, se enfocan en ejecutar procesos de negocios a través de la empresa comercial e incluyen todos los niveles gerenciales. Las aplicaciones empresariales ayudan a los negocios a ser más flexibles y productivos, al coordinar sus procesos de negocios más de cerca e integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la administración eficiente de los recursos y en el servicio al cliente.

Sistemas empresariales: también conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para integrar los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos en un solo sistema de software.

Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM): para ayudar a administrar las relaciones con sus proveedores. Estos sistemas ayudan a proveedores, empresas de compras, distribuidores y compañías de logística a compartir información sobre pedidos, producción, niveles de inventario, y entrega de productos y servicios, de modo que puedan surtir, producir y entregar bienes y servicios con eficiencia. El objetivo primordial es llevar la cantidad correcta de sus productos desde el origen hasta su punto de consumo en el menor tiempo posible y con el costo más bajo.

Sistemas de administración de las relaciones con los clientes  (CRM): Los sistemas CRM proveen información para coordinar todos los procesos de negocios que tratan con los clientes en ventas, marketing y servicio para optimizar los ingresos, la satisfacción de los clientes y la retención de éstos. Esta información ayuda a las empresas a identificar, atraer y retener los clientes más rentables; a proveer un mejor servicio a los consumidores existentes; y a incrementar las ventas.

Sistemas de administración del conocimiento (KMS): permiten a las organizaciones administrar mejor los procesos para capturar y aplicar el conocimiento y la experiencia. Estos sistemas recolectan todo el conocimiento y experiencia relevantes en la empresa, para hacerlos disponibles en cualquier parte y cada vez que se requieran para mejorar los procesos de negocios y las decisiones gerenciales. También enlazan a la empresa con fuentes externas de conocimiento.

SISTEMA DE PRODUCCION

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para esto, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.

De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiable y eficaz.

Los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos. Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.

EL PAPEL ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS

La expansión de la tecnología prácticamente ha hecho que una revolución se haya dado cuyos resultados rivalizan con la Revolución Industrial. Para comenzar a dar un enfoque de la gran importancia de los Sistemas de información en los negocios, Laudon en su libro de Sistemas de Información Gerencial da cifras interesantes: 

Vemos, por lo tanto, que el alcance de estas tecnologías es masivo y como gerentes, se trabajará para empresas que utilicen sistemas de información de manera intensiva y realicen grandes inversiones en tecnología de la información. 

Cómo los sistemas de información gerencial transforman los negocios

Los negocios están empezando a usar las herramientas de redes sociales para conectar a sus empleados, clientes y gerentes en todo el mundo. Muchas empresas Fortune 500 ahora cuentan con páginas de Facebook.

A pesar de la Recesión, el comercio electrónico y la publicidad en internet continúan en expansión. 

Las nuevas leyes federales de seguridad y contabilidad, que requieren que muchas empresas almacenen sus mensajes de correo electrónico por cinco años.

¿Novedades en los sistemas de información gerencial?

Lo que hace de los sistemas de información gerencial el tema más emocionante en los negocios es el cambio continuo en la tecnología, su uso administrativo y el impacto en el éxito de los negocios.

En el área de tecnología hay tres cambios interrelacionados: 

1. La plataforma digital móvil emergente. 
2. El crecimiento del software en línea como un servicio. 
3. El crecimiento de la “computación en nube”, en donde se ejecuta cada vez más software de negocios a través de Internet.

A medida que cambia el comportamiento gerencial, también lo hace la forma en que se organiza, coordina y mide el trabajo.

La solidez de la computación en la nube y el crecimiento de la plataforma digital móvil permiten a las organizaciones confiar más en el teletrabajo, el trabajo remoto y la toma de decisiones distribuida. Esta misma plataforma significa que las empresas pueden subcontratar más trabajo y depender de los mercados (en vez de los empleados) para generar valor. También quiere decir que las empresas pueden colaborar con los proveedores y clientes para crear nuevos productos, o productos existentes de una manera más eficiente.

Desafíos y oportunidades  de la globalización: un mundo plano

En 2005, el periodista Thomas Friedman escribió un libro inspirador que declaraba que ahora el mundo era “plano”, con lo cual quería decir que Internet y las comunicaciones globales han reducido en forma considerable las ventajas económicas y culturales de los países desarrollados.

Esta “globalización” presenta tanto desafíos como oportunidades para las empresas comerciales. 

Un porcentaje cada vez mayor de la economía de Estados Unidos, al igual que de otros países industriales avanzados en Europa y Asia, depende de las importaciones y las exportaciones.

No son sólo los productos los que se mueven entre fronteras. También ocurre con los empleos, en donde algunos de ellos son de alto nivel con un buen sueldo, que requieren de un título universitario. El empleo en los sistemas de información y los demás trabajos de servicios está en aumento, y los salarios son estables.

El desafío para un estudiante de negocios es desarrollar habilidades de alto nivel a través de la educación y la experiencia en el trabajo que no se puede subcontratar. El reto para su negocio es evitar los mercados de bienes y servicios que se pueden producir en el extranjero con un costo mucho menor. 

La empresa digital emergente

En una empresa digital, casi todas las relaciones de negocios significativas de la organización con los clientes, proveedores y empleados están habilitadas y mediadas en forma digital.

Los procesos de negocios se refieren al conjunto de tareas y comportamientos relacionados en forma lógica, que las organizaciones desarrollan con el tiempo para producir resultados de negocios específicos y la forma única en que se organizan y coordinan estas actividades.

Los activos corporativos clave —propiedad intelectual, competencias básicas, activos financieros y humanos— se administran por medios digitales.

Las empresas digitales detectan y responden a sus entornos con mucha más rapidez que las compañías tradicionales, lo cual les brinda mayor flexibilidad para sobrevivir en tiempos turbulentos.

Objetivos de negocios estratégicos de los sistemas de información

Los sistemas de información son esenciales para realizar las actividades comerciales diarias en Estados Unidos y en la mayoría de los demás países avanzados, así como para lograr los objetivos de negocios estratégicos.  la tecnología de la información es la base para los negocios en el siglo XXI.

En específico, los objetivos de negocios que se quieren lograr al invertir en sistemas de información gerencial son: 

Excelencia operacional

Los sistemas y tecnologías de información son algunas de las herramientas más importantes disponibles para que los gerentes obtengan mayores niveles de eficiencia y productividad en las operaciones de negocios, en especial al adaptarse a los cambios en las prácticas de negocios y el comportamiento gerencial. 

Nuevos productos, servicios y modelos de negocios

Los sistemas de información y las tecnologías son una importante herramienta de habilitación para que las empresas creen nuevos productos y servicios, así como modelos de negocios totalmente nuevos. 

Intimidad con clientes y proveedores 

Cuando una empresa conoce en realidad a sus clientes y les da un buen servicio, éstos por lo general responden al regresar y comprar más. Lo mismo ocurre con los proveedores: cuanto más se involucre un negocio con ellos, mejor será la forma en que ofrezcan aportaciones vitales. Esto reduce los costos.

Toma de decisiones mejorada

La implementación de sistemas de información hace que los gerentes ya no operen en un banco de niebla de información sin nunca tener realmente los datos correctos en el momento oportuno para realizar una decisión informada. En lugar de eso, los gerentes dependen de las proyecciones, los mejores planteamientos y la suerte. El resultado es una producción excesiva o baja de bienes y servicios, una mala asignación de los recursos y de los tiempos de respuesta deficientes. Estos resultados negativos elevan los costos y provocan la pérdida de clientes

Ventaja competitiva

 Hacer las cosas mejor que sus competidores, cobrar menos por productos superiores y responder tanto a los clientes como a los proveedores en tiempo real son puntos positivos que producen mayores ventas y perfiles más altos que sus competidores no podrán igualar. 

Sobrevivencia

Las empresas de negocios también invierten en sistemas de información y tecnologías debido a que son indispensables para realizar las actividades comerciales. Algunas veces, estas “necesidades” se ven impulsadas por los cambios a nivel industrial. 

Hay muchos estatutos federales y estatales, además de regulaciones que crean un deber legal para las empresas y sus empleados con respecto a retener los registros, incluyendo los digitales.

Organizaciones administración y la empresa en red.