Lista de comprobación para los gerentes: evaluación y selección de herramientas de software de colaboración

La matriz de tiempo/espacio se enfoca en dos dimensiones del problema de colaboración: tiempo y espacio

1.¿Cuáles son los desafíos de colaboración a los que se enfrenta la empresa en términos de tiempo y espacio? Ubique a su empresa en la matriz de tiempo/espacio. Puede ocupar más de una celda en la matriz. Se necesitarán distintas herramientas de colaboración para cada situación. 

2. Dentro de cada celda de la matriz en donde su empresa hace frente a los desafíos, ¿exactamente qué tipos de soluciones hay disponibles? Haga una lista de productos de los distribuidores. 

3. Analice cada uno de los productos en términos de su costo y de los beneficios para su empresa. Asegúrese de incluir los gastos de capacitación en su estimación, además de los costos de involucrar al departamento de sistemas de información, si es necesario.

4. Identifique los riesgos para la seguridad y la vulnerabilidad involucrados con cada uno de los productos. ¿Está su empresa dispuesta a poner la información propietaria en las manos de proveedores de servicios externos a través de Internet? ¿Aceptaría su empresa arriesgar sus operaciones importantes frente a los sistemas controlados por otras compañias? ¿Cuáles son los riesgos financieros a los que se enfrentan sus distribuidores? ¿Estarán aquí en un plazo de tres a cinco años? ¿Cuál sería el costo de realizar el cambio a otro distribuidor en caso de que falle la empresa distribuidora? 

5. Busque la ayuda de usuarios potenciales para identificar cuestiones de implementación y capacitación. Algunas de estas herramientas son más fáciles de usar que otras. 

6. Haga su selección de posibles herramientas e invite a los distribuidores a que realicen presentaciones.

LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS 

En todas las empresas excepto las más pequeñas, el departamento de sistemas de información es la unidad organizacional formal responsable de los servicios de tecnología de la información. El departamento de sistemas de información es responsable de mantener el hardware, software, almacenamiento de datos y las redes que componen la infraestructura de TI de la empresa. En el capítulo 5 describiremos la infraestructura de TI con detalle.

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

•  El departamento de sistemas de información es dirigido por un director de información (CIO).
• El director de seguridad (CSO) está a cargo de la seguridad de los sistemas de información para la empresa y es responsable de implementar la política de seguridad de la información 

ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La cuestión acerca de cómo se debe organizar el departamento de sistemas de información es parte del aspecto más extenso de la gobernanza de TI. La gobernanza de TI (IT governance) incluye la estrategia y las políticas para usar la tecnología de la información dentro de una organización

Proyectos Prácticos sobre MIS

Los proyectos en esta sección le proporcionan experiencia práctica para analizar las oportunidades de mejorar los procesos de negocios con nuevas aplicaciones de los sistemas de información, mediante el uso de una hoja de cálculo para mejorar la toma de decisiones en cuanto a los proveedores, y mediante el uso de software de Internet para planear rutas de transporte eficientes.

Mejora de la toma de decisiones: uso de una hoja de cálculo para seleccionar proveedores

Habilidades de software: funciones de fecha de hojas de cálculo, filtrado de datos, función DAVERAGE 

Habilidades de negocios: análisis del desempeño y los precios de los proveedores

Obtención de la excelencia operacional: uso de software de Internet para planear rutas de transporte eficientes

En este ejercicio utilizará la misma herramienta de software en línea que usan las empresas para trazar sus rutas de transporte y seleccionar la más eficiente. El sitio Web MapQuest (www.mapquest.com) incluye herramientas interactivas para planear un viaje. El software en este sitio Web puede calcular la distancia entre dos puntos y proveer indicaciones de manejo desglosadas hacia cualquier ubicación.

Intranet y extranet
Las aplicaciones empresariales crean cambios muy arraigados en cuanto a la forma en
que la empresa realiza sus actividades comerciales; ofrecen muchas oportunidades para
integrar los datos de negocios importantes en un solo sistema. Con frecuencia son costosas
y difíciles de implementar. Vale la pena mencionar aquí las intranet y extranet
como herramientas alternativas para incrementar la integración y agilizar el flujo de
información dentro de la empresa, y con los clientes y proveedores.

NEGOCIO ELECTRÓNICO, COMERCIO ELECTRÓNICO
Y GOBIERNO ELECTRÓNICO


Los sistemas y tecnologías que acabamos de describir están transformando las relaciones
de las empresas con los clientes, empleados, proveedores y socios de logística en
relaciones digitales mediante el uso de redes e Internet. Debido a la gran cantidad de
negocios basados en redes digitales, en este libro con frecuencia utilizamos los términos
“negocio electrónico” y “comercio electrónico”.
El negocio electrónico, o e-business, se refiere al uso de la tecnología digital e Internet
para ejecutar los principales procesos de negocios en la empresa. El e-business
incluye las actividades para la administración interna de la empresa y para la coordinación
con los proveedores y otros socios de negocios. También incluye el comercio electrónico,
o e-commerce.
El e-commerce es la parte del e-business que trata sobre la compra y venta de bienes
y servicios a través de Internet. También abarca las actividades que dan soporte a esas
transacciones en el mercado, como publicidad, marketing, soporte al cliente, seguridad,
entrega y pago.
Las tecnologías asociadas con el e-business también han provocado cambios similares
en el sector público. Los gobiernos en todos los niveles están usando la tecnología de
Internet para ofrecer información y servicios a los ciudadanos, empleados y negocios
con los que trabajan. El gobierno electrónico, o e-government, se refiere a la aplicación
de las tecnologías de Internet y de redes para habilitar de manera digital las relaciones
del gobierno y las agencias del sector público con los ciudadanos, empresas y otras
ramas del gobierno.
Además de mejorar el ofrecimiento de los servicios gubernamentales, el e-government
aumenta la eficiencia de las operaciones del gobierno y también confiere a los
ciudadanos el poder de acceder a la información con facilidad, junto con la habilidad de
conectarse en red con otros ciudadanos por medios electrónicos. Por ejemplo, los ciudadanos
en ciertos estados pueden renovar sus licencias de manejo o solicitar beneficios
por desempleo en línea, e Internet se ha convertido en una poderosa herramienta para
movilizar de manera instantánea los grupos de interés para acciones políticas y recaudación
de fondos.

¿QUÉ ES LA COLABORACIÓN?

Colaboración es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explícitos. Se
enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una empresa u
otro tipo de organización, y entre una empresa y otra. Usted colabora con un colega en
Tokio que tiene experiencia sobre un tema del que usted no sabe nada. Coopera con
muchos colegas para publicar un blog de la compañía. Si trabaja en un despacho legal,
participa con los contadores en un despacho contable para dar servicio a las necesidades
de un cliente con problemas fiscales.
La colaboración puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de
un plazo más largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relación entre los
participantes. La colaboración puede ser de uno a uno o de varios a varios.
Los empleados pueden colaborar en grupos informales de la estructura organizacional
de la empresa, o se pueden organizar en equipos formales. El trabajo en equipo es
parte de la estructura de negocios de la organización para realizar sus tareas. Los equipos
tienen una misión específica que alguien en la empresa les asignó. Tienen que
completar un trabajo. Sus miembros necesitan cooperar en la realización de tareas específicas
y lograr en forma colectiva la misión del equipo. Que podría ser “ganar el juego”,
“incrementar las ventas en línea un 10 por ciento” o “evitar que la espuma aislante
se desprenda de un transbordador espacial”. Con frecuencia los equipos son de corto
plazo, dependiendo de los problemas que traten y del tiempo necesario para encontrar
una solución y completar la misión.

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍAS PARA COLABORACIÓN
Y TRABAJO EN EQUIPO

 Correo electrónico y mensajería instantánea (IM)

Las corporaciones han adoptado el correo electrónico y la mensajería instantánea
como una de las principales herramientas de comunicación y colaboración para apoyar
los trabajos de interacción. Su software opera en computadoras, teléfonos celulares
y otros dispositivos portátiles inalámbricos, e incluye características para compartir
archivos así como transmitir mensajes. Muchos sistemas de mensajería
instantánea permiten a los usuarios participar en conversaciones en tiempo real con
varios participantes a la vez. Los consultores de tecnología de Gartner predicen que
en unos cuantos años, la mensajería instantánea será la “herramienta de facto” en
las charlas de voz, video y texto para el 95 por ciento de los empleados en las compañías
grandes.
Redes sociales
Todos hemos visitado sitios de redes sociales como MySpace y Facebook, que incluyen
herramientas para ayudar a las personas a compartir sus intereses e interactuar.
Las herramientas de redes sociales se están convirtiendo con rapidez en una herramienta
corporativa para compartir ideas y colaborar entre los trabajos basados en interacción
de la empresa. Los sitios de redes sociales como Linkedin.com proveen
servicios de redes a los profesionales de negocios, mientras que han surgido otros
sitios de nicho para dar servicio a los abogados, doctores, ingenieros e incluso a los
dentistas. IBM creó un componente llamado Community Tools en su software de
colaboración Lotus Notes para agregar las características de redes sociales. Los usuarios
pueden enviar preguntas a otros en la empresa y recibir respuestas mediante
mensajería instantánea.

Wikis
Los wikis son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y
editar contenido de texto y gráficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de páginas
Web o las técnicas de programación.

Google Apps/Google Sites Uno de los servicios en línea “gratuitos” más utilizados para
colaboración es Google Apps/Google Sites. Google Sites permite a los usuarios crear con
rapidez sitios Web en línea, que pueden ser editados por grupos de personas. Google
Sites es una parte de la suite de herramientas Google Apps. Los usuarios de Google Sites

pueden diseñar y rellenar sitios Web en cuestión de minutos y, sin necesidad de habilidades
técnicas avanzadas, publicar una variedad de archivos como calendarios, texto,
hojas de cálculo y videos para que se puedan ver y editar en forma privada, en grupos o
por el público en general.